המדריך: 5 טיפים פשוטים לסביבת עבודה פרודוקטיבית

פרודוקטיביות במשרד היא הרבה יותר מתוכנות לניהול זמן או ישיבות סיעור מוחות. סביבת העבודה הפיזית, העמדה שבה העובד יושב תשע שעות ביום משפיעה באופן ישיר על תפוקת העובדים, על רמת הריכוז ועל שביעות הרצון הכללית. משרד מבולגן, רועש, או כזה שחסר בו ציוד בסיסי, הוא מתכון בטוח לבזבוז זמן, תסכול עובדים ובטווח הארוך אף לנטישה. החדשות הטובות הן שכמה שינויים פשוטים בסביבה הפיזית, שמתחילים בניהול רכש נכון, יכולים לחולל פלאים.

1. הכל במקום: כוחו של תיוק נכון

מחקרים מראים שעובד משרדי ממוצע מבזבז דקות יקרות מדי יום בחיפוש אחר מסמכים, ניירת או חוזים. הפתרון מתחיל בשיטה. הגדירו מערכת תיוק ואחסון ברורה ואחידה לכולם. השתמשו בקלסרים למשרד ייעודיים לפי נושאים (למשל, כספים, לקוחות, ספקים), סמנו אותם במדבקות ברורות והשתמשו בחוצצים. חשוב לא פחות, שמרו על מסמכים חשובים בתוך שמרדפים איכותיים כדי למנוע בלאי. עבור מסמכים שוטפים, תיק מנילה ייעודי לכל פרויקט יכול למנוע הצטברות ניירת על השולחן. כשהכל מאורגן, הזמן המושקע בחיפוש יורד לאפס.




2. סביבה נקייה, ראש נקי

אף אחד לא אוהב לעבוד בסביבה מלוכלכת. קשה להתרכז כשהשולחן דביק, המטבחון מדיף ריחות לא נעימים או שפח האשפה עולה על גדותיו. זה לא רק עניין אסתטי, אלא גם בריאותי – במיוחד במרחב משותף. הקפידו על מלאי זמין ונגיש של מוצרי ניקיון למשרד. מגבונים לחיטוי שולחנות ומקלדות, תרסיס לניקוי חלונות, סבון ידיים איכותי ונייר סופג הם לא מותרות. הם הבסיס לסביבה היגיינית ובריאה שנעים להגיע אליה בבוקר, והיא מעודדת ריכוז ופרודוקטיביות.

3. שחררו את הכבלים (ארגונומיה בסיסית

"שולחן ספגטי" – עמדת עבודה עמוסה בכבלים סבוכים – הוא אחד מגורמי הבלאגן הויזואלי המרכזיים במשרד המודרני. הכבלים הללו מקשים על הניקיון, מגבילים את תנועת העובד ויוצרים תחושת אי-סדר מתמדת. שדרוג פשוט לסט עכבר ומקלדת אלחוטי הוא פתרון זול ויעיל. הוא משחרר את שטח השולחן, מאפשר לעובד למקם את המקלדת והעכבר בזווית הנוחה לו (שיפור ארגונומי משמעותי), ומעניק תחושה מודרנית ונקייה יותר לכל העמדה.

4.זמינות מיידית של כלי כתיבה

פרודוקטיביות נקטעת ברגעים קטנים של תסכול. אין דבר ששובר ריכוז יותר מאשר רעיון טוב שמתפספס כי לא היה עט זמין, או ישיבת צוות שמתעכבת בחיפוש אחר טושים מחיקים ללוח. זמינות היא המפתח. דאגו שתמיד יהיה מלאי נגיש של כלי כתיבה למשרד איכותיים: עטים בצבעים שונים, מרקרים להדגשה, פתקיות דביקות (מזכריות) וסיכות לשדכן. כשהכלים הבסיסיים האלה זמינים, זרימת העבודה ממשיכה ללא הפרעה.

5. ריכוז הרכש למניעת חוסרים

כל הטיפים הללו תלויים בדבר אחד: זמינות קבועה. משרד פרודוקטיבי לא נתקע פתאום בלי נייר למדפסת או ארגז כוסות חד פעמי. במקום להתעסק ברכישות "כיבוי שריפות" קטנות ודחופות כשמשהו נגמר, נהלו רכש מרוכז. מצאו ספק אמין אחד, כמו "התחנה המשרדית", המספק את כל צורכי הציוד משרדי לעסקים שלכם במקום אחד – מהנייר והקלסרים ועד הקפה למטבחון. זה חוסך זמן ניהולי יקר, מבטל כפל עלויות משלוח ומונע את התסכול שבגילוי חוסרים ברגע האמת.

בסופו של דבר, סביבת עבודה פרודוקטיבית היא סביבה "זורמת", כזו שבה הכלים הנכונים נמצאים במקום הנכון ובזמן הנכון.